Immer mehr Unternehmen erkennen die Vorteile von cloudbasierter Zusammenarbeit und spielen mit dem Gedanken eine SaaS-Lösung wie Google Workspace einzuführen. Orts- und geräteunabhängiger Zugriff auf die eigenen Dateien sowie das gemeinsame Arbeiten in einem Dokument ermöglichen mehr Flexibilität und Produktivität im Arbeitsalltag. Allerdings ist die Umstellung auf neue Tools immer auch mit Veränderungen verbunden und die stoßen bei vielen MitarbeiterInnen zunächst auf Ablehnung. Führungskräfte sollten sich daher neben der technischen Umstellung auch mit dem Wert von Change Management für die Google Workspace Transformation beschäftigen. Anfängliche Bedenken müssen ernst genommen und zerstreut werden. Wie geht man dabei vor?
Der folgende Leitfaden soll Ihnen den Umstieg in allen Phasen des Umstellungsprozesses erleichtern. Von der Entscheidung über die Vorbereitung und Bereitstellung bis hin zur Wartung:
Finden Sie heraus, welches Kollaborations-Tools sich für Ihr Unternehmen am besten eignen
Bestandsaufnahme der eigenen Arbeitskultur und Workflows
Zunächst lohnt es sich eine Bestandsaufnahme zu machen und zu analysieren, welche Arbeitskultur in Ihrem Unternehmen vorherrscht. Wie kommunizieren Ihre MitarbeiterInnen und welche Arbeitsabläufe können Sie verbessern. Das lässt sich beispielsweise über Interviews, anonyme Umfragen oder einfach durch Beobachtung herausfinden. So können Sie erkennen, wie groß der Mehrwert einer Umstellung für Sie ist und in welchen Bereichen das größte Potenzial liegt.
Technologische Anforderungen definieren
Erstellen Sie eine Übersicht, welche spezifischen Bedürfnisse Sie an die neuen Tools haben und berücksichtigen Sie dabei auch anstehende Änderungen Ihres Unternehmens (z.B. Expansionspläne).
Führungskräfte müssen den Wandel unterstützen
Bei der unternehmensweiten Einführung einer neuen Technologie ist es essentiell, dass zunächst die Führungskräfte von der Veränderung überzeugt sind. Das gilt insbesondere dann, wenn die Umstellung aus einer Fusion oder Akquisition resultiert. MitarbeiterInnen achten in der Regel genau darauf, wie ihr Manager über die Veränderung spricht und richten ihr Verhalten danach aus. Dabei sollten die Führungskräfte nicht nur die geschäftlichen Gründe thematisieren, sondern immer wieder auch die Chancen hervorheben.
Bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die Migration vor
Auf die Sorgen der MitarbeiterInnen eingehen
In der Übergangsphase herrscht oft Ungewissheit. Das führt zu Ängsten bei den MitarbeiterInnen und gefährdet die erfolgreiche Projektumsetzung. Beispielsweise könnten Experten der alten Tools die Befürchtung haben, nach der Umstellung nicht mehr gebraucht zu werden. Gehen Sie darauf ein, indem sie transparent kommunizieren, wie es nach dem Wandel weitergeht und verweisen Sie ggf. auf die geplanten Google Workspace Schulungen.
Unterstützung begeisterungsfähiger MitarbeiterInnen sichern
Identifizieren Sie in der Vorbereitungsphase MitarbeiterInnen, die sich auf die Einführung der neuen Google Workspace Tools freuen. Geben Sie diesen vorab die Möglichkeit, ihre Kenntnisse darin zu vertiefen und vergessen Sie nicht, diesen Dank und Anerkennung für ihr besonderes Engagement entgegenzubringen. Diese “Google-Guides” können im späteren Verlauf KollegInnen als Ansprechpartner unterstützen und ermutigen. Sie entlasten dadurch nicht nur die IT-Abteilung, sondern tragen zu einer allgemein höheren Akzeptanz bei.
Ermitteln Sie die benötigte Zeit
Analysieren Sie, wie viel Zeit von der Entscheidung bis zur Bereitstellung von Google Workspace eingeplant werden muss. Das hängt einerseits von der Größe des Unternehmens, andererseits von den individuellen Anforderungen ab. Mitarbeiter sollten sich weder gehetzt fühlen, noch sollte sie länger mit zwei parallelen Systemen arbeiten.
Die technische Umstellung
Ein Ansatz, der sich bereits bei vielen Unternehmen bewährt hat, ist die Unterteilung des technischen Umstellungsprozesses in drei Phasen, nämlich “Core IT”, “Early Adopters” und “Global Go Live”. Planen Sie also für jede Phase erforderliche Maßnahmen und Tätigkeiten.
- Core IT-Phase: In dieser Phase erhält das IT-Team E-Mail-Accounts in Google Workspace, alle Daten werden allerdings noch nicht migriert. So kann dieses beispielsweise schon Richtlinien festlegen. Wählen Sie in dieser Phase zudem 5-10% Ihrer MitarbeiterInnen aus, die als erste Nutzer die Google Tools verwenden (Early Adopters) und später die breite Masse unterstützen kann.
- Early Adopter-Phase: In dieser Phase beginnen Sie damit die Daten aus Ihren alten Systemen zu migrieren. Weiter legen Sie das Global Go Live-Datum fest und planen Schulungen und Hilfsangebote.
- Global Go Live-Phase: Während dieser Phase sollte das IT-Team dann offene Sprechstunden oder ähnliches anbieten und die Early Adopter die Rolle der beschriebenen Google Guides übernehmen.
Stellen Sie die neuen Tools bereit
Egal wie lange die tatsächliche Umstellung gedauert hat, werden Sie sich bewusst, dass mit der Implementierung von Google Workspace die Einführung noch nicht abgeschlossen ist. Dauerhafte Unterstützung ist von entscheidender Bedeutung. Würdigen Sie Erfolge und erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, warum die Umstellung vorgenommen wurde.
Fazit
Niemand behauptet, dass die Umstellung der Technologie leicht ist und immer reibungslos gelingt. Wenn Führungskräfte den Prozess durch gewissenhafte Überlegungen und Abwägungen vorbereiten, können sie dazu beitragen, dass die MitarbeiterInnen weniger stark beeinträchtigt werden und sich langfristig stärker engagieren und produktiver sind. So hat Ihr Unternehmen von Google Workspace einen echten Mehrwert.
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