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Google Vault. Starten mit rechtssicherer Datenarchivierung

Google Vault (dt. Tresor) ist der Grundstein für die Archivierung der Dateien und Informationen innerhalb von Google WorkspaceExternal Link. Zudem ist Google Vault eine revisionssichere Archivierung, d.h. die Dokumente werden unverändert archiviert.

Warum brauche ich Google Vault?

Die Grundsätze, u.a. der ordnungsmäßigen Archivierung, werden in der GOBD (Grundsatz zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen) festgelegt.

Unter revisionssicherer Archivierung wird die korrekte Aufbewahrung von elektronischen Datensätzen über einen längeren Zeitraum verstanden. Dies ist in der Hinsicht wichtig, da die revisionssichere Archivierung im deutschen Handelsgesetzbuch festgeschrieben ist. Unternehmen sind meist verpflichtet Unterlagen zwischen 6 und 10 Jahren aufzubewahren. Hierzu können für die einzelnen Google Workspace Dienste unterschiedliche Aufbewahrungsregeln erstellt werden.

Was genau macht Google Vault?

Google Vault speichert Dienste von Google Workspace in der eDiscovery, einem internen webbasierten Archivierungsdienst, welcher archiviert, durchsucht, exportiert und Sachverhalte darstellen kann. Folgende Workspace Dienste können in Vault archiviert werden:

  • Gmail-Nachrichten
  • Dateien in Google Drive
  • Unterhaltungen in Google Chat mit aktiviertem Chatprotokoll
  • Aufnahmen in Google Meet
  • Google Groups

Welche Funktionen bietet es?

  • Aufbewahrung. Hier kann festgelegt werden, wie lange Daten aufbewahrt werden. Nach der Aufbewahrungszeit werden die Daten aus den Nutzerkonten und aus den Google-Systemen entfernt
  • Rechtsangelegenheit (Holds). Sobald ein Hold über ein Sachverhalt festgelegt wird, werden die Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahrt
  • Suche. Daten können nach Nutzerkonto, Organisationseinheit, Datum oder auch nach Schlüsselwörtern durchsucht werden. Boolesche Operatoren und Platzhalter werden unterstützt.
  • Export. Daten lassen sich exportieren
  • Berichte. Mithilfe von Prüfberichten können Daten von Nutzern innerhalb eines bestimmten Zeitraumes dargestellt werden.

Wer kann Google Vault nutzen?

Bei folgenden Lizenztypen ist Google Vault bereits in der Lizenz inklusive:

  • Business Plus
  • Enterprise
  • Enterprise Essentials (nur mit Domainbestätigung)
  • Education Fundamentals und Plus
  • G Suite Business

Ist die Lizenzversion Frontline oder noch G Suite Basic im Einsatz, kann eine separate Google Vault Lizenz erworben werden.

Quick-Start Guide: Wie lässt sich Google Vault einrichten?

Google Vault lässt sich in wenigen Schritten so einstellen, dass Ihre Daten gespeichert werden:

Zu Google Vault gelangt man unter folgendem Link: https://ediscovery.google.com/External Link.

Standard-Aufbewahrungsregeln eignen sich hervorragend, um schnell und sicher Daten von bestimmten Zeiten für eine Zeit lang zu archivieren. Sie greifen, wenn keine benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel erstellt worden oder wirksam ist.

Benutzerdefinierte Aufbewahrungsregel können durch einen Klick auf den roten “Regel erstellen” Button erstellt werden. Für einen groben Überblick folgt ein Screenshot des Aufbewahrungsmenüs in Google Vault.

Auf dieser Seite werden alle Regeln mit ihren Einstellungen angezeigt.

Es folgt eine kleine Animation zur Google Vault Aufbewahrungsstartseite, in der man schnell und einfach einen Überblick über die Standard-Aufbewahrungsregeln aller Dienste erhält. Im Video wird außerdem dargestellt, wie schnell eine Aufbewahrungsregel für E-Mails eingerichtet werden kann.

Hierzu den oben genannten Link (https://ediscovery.google.com/External Link) folgen und links auf “Aufbewahrung” klicken. Den passenden Dienst auswählen, danach die Checkbox “Standardmäßige Aufbewahrungsregel für E-Mails festlegen” anticken. Es öffnet sich ein weiteres Menüfeld, in der die Dauer festgelegt werden kann. Die Dauer kann auf “Unbefristet” gesetzt werden. Bei einer unbefristeten Regel werden keine dazugehörigen Daten gelöscht. Alternativ hierzu ist es möglich, die Dauer zu begrenzen. Die Dauer wird hier in Tagen angegeben. Zum Schluss noch speichern und anschließend werden die Mails im Vault weiter gesichert.

Fazit

Google Vault bietet zuverlässigen und vor allem rechtssicheren Schutz für Ihre Unternehmensdaten. Der Start geht schnell und einfach. Falls Sie Unterstützung bei der Einrichtung oder Nutzung benötigen, kontaktieren Sie uns einfach.


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