Modern Work mit Microsoft bei dem KJSH Trägerverbund

Im Interview, IT Leiter Oliver Humbel über den KJSH Trägerverbund und seine digitale Transformation. „M365 ist wie ein Baumarkt...

Der KJSH ist ein Zusammenschluss von gemeinnützigen Trägern der Jugendhilfe und des sozialen Bereichs. Die Organisationen und ihre verschiedenen Arbeitsbereiche zeichnen sich durch eine hohe Flexibilität aus, die es ihnen ermöglicht, ihre Unterstützung auf die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen zuzuschneiden und nur die Hilfe zu leisten, die nach Art und Umfang wirklich notwendig ist.

Gewissenhafte Nutzung öffentlicher Gelder, dezentrale Teams, Zero-IT-Ansatz, Betriebsrats-beteiligung und vor allem muss es den Menschen helfen. Vor diesen Herausforderungen stand Oliver Humbel, IT-Leiter des KJSH, in immer größerem Ausmaß seit der Corona-Pandemie.

Im sozialen Sektor spielt Digitalisierung häufig keine übergeordnete Rolle, es wird vorwiegend vor Ort und in Person unterstützt und geholfen. Durch die pandemische Situation gab es große Einschnitte für den KJSH und Oliver sah sich mit der Herausfordung konfrontiert, schnelle, flexible und nachhaltige Lösungen zu finden.

„Der KJSH ist kein klassischer Konzern mit klassischen Strukturen. Es gehören viele Betriebe mit individuellen Lösungen für die Menschen dazu und die Anzahl der Betriebe wächst stetig. Es gilt alles resilient zu vereinen!“, erklärt Oliver. Mit der Lösung einer M365-Infrastruktur, Work- place Security und Azure Virtual Desktop fanden die Experten und Oliver schließlich zusammen.

Der IT-Leiter verfolgt einen Zero-IT-Ansatz und möchte gleichzeitg mit dem digitalen Wandel gehen um flexibel auf Neuerungen reagieren zu können. Der soziale Sektor birgt noch ein weiteres Problem, bei dem Oliver aus der IT heraus unterstützen möchte, nämlich mehr Chancen zu schaffen, potenzielle Mitarbeitende zu finden.

Mit der M365-Infrastruktur flexibel sein und bleiben

Ein moderner und flexibler Arbeitsplatz ist für Bewerbende oft ein ausschlaggebender Aspekt,

warum sie sich für ein Unternehmen entscheiden und gerade im sozialen Sektor noch nicht marktflächig vertreten. „Wer das Unternehmen stärken und die Teams anreichern möchte, der muss einen Arbeitsplatz bieten, in dem sich die Mitarbeitenden wohlfühlen und so arbeiten können, wie es für sie am besten passt. Nur so erreicht man gemeinsam die Unternehmensziele.“ Olivers Ansatz brachte die M365-Infrastruktur noch mehr in den Fokus.

„M365 ist wie ein Baumarkt, dort liegen alle Werkzeuge, die den Arbeitsalltag erleichtern können, aber nicht alle müssen alles nutzen, sondern können individuell entscheiden, was man nutzen möchte und wirklich braucht.“, visualisiert Oliver. Die teilweise bereits bekannten Apps des M365-Kosmos wie z. B. Outlook, Teams, Excel oder Word waren hilfreich den Schulungsaufwand gering zu halten und schnell einen Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen.

Neue Mitarbeitende können bequem und flexibel den Onboarding-Prozess durchlaufen. Für IT-Leiter Oliver war der Sicherheitsfaktor ebenso wichtig wie die schnelle Vernetzung der dezentralen Teams. Die gesamte Infrastruktur muss abgesichert sein und trotzdem müssen alle Daten für alle Mitarbeit- enden jederzeit und überall verfügbar sein.

Der KJSH verfügt nun über eine Microsoft 365-Infrastruktur, Security und Azure Virtual Desktop. „Als ich mich damals für die Microsoft Expert:innen entschied, war mir wichtig auf jahrelange Erfahrung setzen zu können.“, erzählt Oliver. Seit 2007 beschäftigen sich die Experten mit der Microsoft-Produktpalette und das Team kann als mehrfach zertifizierter Microsoft-Partner auf viele erfolgreich umgesetzte Kundenprojekte blicken. „In der Zusammenarbeit mit Menschen, ihren Anliegen und Bedürfnissen dürfen in der IT keine Fehler passieren. Das Vertrauen der Menschen muss im Cloud-Computing abgesichert sein!“, bekräftigt der IT-Leiter. Sicherheit und Expertise ließen die Cloud-Experten zusammen mit Oliver eine Partnerschaft eingehen und so war es möglich innerhalb weniger Tage allen Mitarbeitenden einen Cloud-Arbeitsplatz zur Verfügung zu stellen. „Anpack-Mentalität und individuelle Beratung, egal welche Fragen man hatte, es war immer jemand da und wenn die Ärmel hochgekrempelt werden mussten, dann wurde das getan.“

Zu Beginn der Corona-Pandemie wurde innerhalb des KJSH schnell ein M365-System ausgerollt, und zeitgleich die Themen Security und Governance eingebunden, um neben der flexiblen auch ein sicheres Arbeiten zu gewährleisten.

Stand heute betreibt der KJSH ein hybrides System und überführt nach und nach alle Daten und Prozesse in die neue Infrastruktur. Mit der Einführung der neuen Umgebung konnten bereits alte Systeme abgeschaltet und Mitarbeitende auf die Neuen geschult werden. „Von der Idee - Wir müssen schnell migrieren - bis zur finalen Migration: die Experten haben uns immer unterstützt, alle Systeme, Orte und Dateien zusammenzuführen. Auch wenn die Lösung, die wir benötigten, nicht immer konventionell war, die Expert:innen fanden einen Weg, es umzusetzen.“, erklärt der IT-Leiter. Olivers Verständnis einer IT Leitung ist mehr als nur digitale Arbeit. Für ihn ist der KJSH eine große Organisation, die für Menschen, mit Menschen und nur durch die Menschen lebt und diese möchte er durch digitale Chancen unterstützen. Bei der Erreichung des Ziels, einen modernen IT-Ansatz zu verfolgen und der Zusammenarbeit mit einem Partner, konnten klare Erfolgsfaktoren evaluiert werden. Dabei ist die frühe Einbindung aller Mitarbeitenden mit ihren individuellen Arbeitsplätzen nur ein Faktor für den Erfolg. Die IT und der Partner können so die Infrastruktur genau nach den Vorstellungen und Bedürfnissen der Teams gestalten. Ebenso ist eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe, der Schlüssel für erfolgreiche und effektive Zielerreichung.

„Als ich mich damals für die Microsoft Experten entschied, war mir wichtig auf jahrelange Erfahrung setzen zu können.”

—Oliver Humbel, IT-Leiter, KJSH Trägerverbund

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