Wie der TVB Stuttgart mit Asana seine Heimspiele organisiert

Der TVB Stuttgart ist nicht nur ein Handball-Bundesligist, sondern auch ein bedeutender Teil der lokalen Sportkultur in Stuttgart. Seit seinen Anfängen hat sich der Verein zu einer festen Größe im deutschen Handball entwickelt und eine leidenschaftliche Fangemeinde um sich geschart. So kommen zu den Heimspielen meist mehr als 5.000 Zuschauer.

Neben dem sportlichen Erfolg engagiert sich der TVB Stuttgart auch in verschiedenen sozialen Projekten und ist ein wichtiger Bestandteil der Gemeinschaft in Stuttgart und der umliegenden Region. Das Team des TVB Stuttgart besteht aus mehr als nur den Spielern auf dem Feld. Hinter den Kulissen arbeitet ein engagiertes Team von Trainern, Physiotherapeuten, Verwaltungsmitarbeitern und anderen Fachleuten hart daran, den Erfolg des Vereins sowohl auf als auch neben dem Spielfeld sicherzustellen.

Der TVB Stuttgart ist ein mittelständisches Unternehmen im Profisport, das sich durch seine Innovationskraft und seinen Wunsch, in vielen Bereichen Vorreiter zu sein, auszeichnet.

Mit dem Erfolg und dem damit verbundenen Wachstum des Vereins stieg auch der Anspruch an das Management und die Organisation. Sven Heib, Leiter für Events und Produktion beim TVB Stuttgart: “Ich bezeichne uns gerne als Eventagentur mit Sport-Hintergrund.”

Anfangs war die Struktur im Verein sehr dezentral. Jeder Mitarbeiter hatte seine eigenen Methoden, um Aufgaben zu verwalten und Mails abzuarbeiten. Besonders im Bereich der Spieltagsorganisation gab es Optimierungsbedarf, da viele Abläufe ineffizient waren und die Kommunikation über verschiedene Kanäle wie E-Mail und WhatsApp stattfand. Sven Heib: “Es gab keine zentrale Plattform oder einheitliches Projektmanagement-Tool, was die Koordination und Übersichtlichkeit erschwert hat.”

Mit Asana fand der TVB Stuttgart ein flexibles und benutzerfreundliches Tool, das den Bedürfnissen des Vereins perfekt entspricht. So führte der Verein Asana als zentrales Projektmanagement-Tool ein, um die vielfältigen Aufgaben zu bewältigen:

• Organisation von Heimspielen: Die Aufgaben werden in verschiedenen Projekten in der Listenansicht organisiert, sodass alle Bereiche wie Spielorganisation, VIP-Bereich, Fans und Equipment abgedeckt sind. Jedes Heimspiel hat eine eigene Projektvorlage, die für zukünftige Spiele dupliziert und angepasst wird. So kann jeder auf einen Blick sehen, welche Aufgaben erledigt sind und wie der aktuelle Stand ist.
• Organisation von Promo-Events: Promotionsveranstaltungen werden in Asana geplant und koordiniert, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten über Veranstaltungsdetails, Aktivitäten und Verantwortlichkeiten informiert sind. Teilweise finden 6–7 solcher Events an nur einem Wochenende statt. Mit Asana Dashboards kann der TVB mit wenigen Klicks sehen, welcher Spieler bereits an wie vielen Promo-Events teilgenommen hat.
• Jour Fixe: Wöchentliche Meetings werden in Asana protokolliert, um Aufgaben festzuhalten und den Fortschritt zu verfolgen.
• Einladungsmanagement: Asana-Formulare werden verwendet, um Einladungen zu Veranstaltungen wie z. B. dem internen Golf Cup zu verwalten und Teilnehmerinformationen zu sammeln.
• OKR-Management: Asana unterstützt das OKR (Objectives & Key Results)-Management des Vereins, indem es die Verfolgung persönlicher Ziele und die Ergebnisbewertung ermöglicht.
• Sponsorenmanagement: Asana hilft bei der Verwaltung von Sponsorenbeziehungen, indem es den Überblick über offene Leistungen und Budgets ermöglicht.

Die PCG spielte eine entscheidende Rolle bei der erfolgreichen Einführung von Asana.

Das war wichtig für uns, weil Asana ein mächtiges Tool ist. Man muss bei der Einführung priorisieren können, womit man startet und was man vielleicht hinten anstellt. Um komplexere Prozesse und Projekte aufzusetzen, ist ein Ansprechpartner einfach sehr hilfreich.

Sven Heib

Head of Events & Production

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TVB Stuttgart

Sven Heib

Die Einführung von Asana hat für den TVB Stuttgart einen bedeutenden Mehrwert geschaffen. Die Arbeitsweise des Vereins wurde wesentlich effizienter und transparenter. Für Sven Heib kommt aber noch ein weiterer Faktor hinzu: “Ich finde das Arbeiten mit Asana, schafft sogar eine angenehmere Arbeitsstimmung und bessere Gemeinschaft, weil man auch im Blick hat, woran andere gerade arbeiten. Man hat das Gefühl, man ist Teil eines großen Ganzen. Für mich ist Asana unser Herzstück, unser Motor.”

Ein weiterer Vorteil ist die Flexibilität bei Ausfällen oder Krankheit sowie beim Arbeiten mit befristeten Beschäftigten wie Praktikanten oder Werkstudenten. Dank Asana können Aufgaben leicht übertragen und von anderen Teammitgliedern übernommen werden, was die Kontinuität der Arbeit sicherstellt.

Die Nutzung von Asana hat zudem dazu geführt, dass arbeitsrelevante Kommunikation nicht mehr über WhatsApp stattfindet, was den Mitarbeitern mehr Freiheit gibt und die professionelle Kommunikation stärkt.

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