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7 gute Gründe für Google Workspace im HR

Mit den cloudbasierten Anwendungen von Google Workspace lassen sich im HR-Bereich viele aktuelle Herausforderungen lösen. In unserem Blogbeitrag lesen 7 gute Gründen, wie Sie mit Googles Kollaborationslösung die interne Zusammenarbeit verbessern und gleichzeitig Ihren MitarbeiterInnen mehr Flexibilität bieten können.

1. Neue Talente gewinnen und halten, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

In Zeiten von Fachkräftemangel und dem steigenden Wunsch nach Flexibilität ist es für Arbeitgeber zunehmend schwierig, offene Stellen zeitnah und fachgerecht zu besetzen. Insbesondere dann, wenn die Stellensausschreibung standortgebunden erfolgt, ist die Suche nach neuen Talenten oft schwierig. Auch die langerfristige Bindung von Talenten ist alles andere als einfach und verpflichtet Unternehmen dazu, sich als Arbeitgeber über finanzielle Anreize hinaus attraktiv zu machen.

Die Anwendungen von Google Workspace ermöglichen Ihnen und Ihrem Team orts- und geräteunabhängig zusammenzuarbeiten. Bei klassischen Bürojobs spielt es somit keine Rolle mehr, ob sich jemand im Büro oder Homeoffice befindet. Das bedeutet, dass Sie qualifiziertes Personal deutschland- oder sogar weltweit suchen können. Die Zahl potenzieller Bewerber steigt so um ein Vielfaches und das flexible Arbeiten steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

2. Gemeinsame Erarbeitung von Stellenbeschreibungen mit Google Docs oder Google Präsentationen

Die Besetzung von offenen Stellen mit geeigneten KandidatInnen fängt schon bei der Stellenbeschreibung an. Sind sich Fachbereich und Personalabteilung schnell einig über die Anforderungen an BewerberInnen, kann eine Stelle auch schneller besetzt werden. Zudem steigt die Wahrscheinlichkeit Talente zu halten, wenn die Beschreibung auch den tatsächlichen Aufgaben entspricht.

Mit Google Docs oder Google Präsentationen kann das ganze Team gleichzeitig in einem Dokument arbeiten. So können Sie in Echtzeit Anmerkungen und Ergänzungen von KollegInnen sehen und das Abspeichern verschiedener Versionen entfällt. Zudem können weitere Personen aus der entsprechenden Abteilung oder der Geschäftsführung zur Freigabe einfach zum Dokument hinzugefügt werden. Das vereinfacht die Einbeziehung aller relevanten Personen und beschleunigt den Ausschreibungsprozess.

3. Den aktuellen Bewerbungsstatus verfolgen mit Google Tabellen (Sheets)

Sind zeitgleich mehrere Stellen zu besetzen ist es eine gewisse Herausforderung, Personaler und alle weiteren Beteiligten auf dem aktuellen Stand zu halten.

Mit Google Tabellen können Sie Stakeholder über Neuigkeiten informieren bzw. diese können den Bewerbungsstatus dort einsehen. Änderungen werden in Echtzeit angezeigt und per Kommentar lassen sich dort aufgabenspezifische Fragen stellen. Dank zahlreicher Projektplan-Vorlagen können Sie schnell damit starten.

4. Von überall Bewerbungsgespräche führen mit Google Meet

Um den besten Kandidaten bzw. die beste Kandidatin für eine Stelle zu finden, ist es manchmal notwendig zahlreiche Bewerbungsgespräche zu führen. Besonders in der frühen Phase des Bewerbungsprozesses ist dabei häufig schon ein kurzes Gespräch ausreichend, um gegenseitige Vorstellungen abzuklären und eine erste Auswahl zu treffen. Im späteren Prozess sind möglicherweise auch Arbeitsproben der BewerberInnen von Interesse.

Mit Google Meet können Sie einfach Videokonferenzen abhalten. Das ist wesentlich persönlicher als ein Telefoninterview, spart Anfahrtskosten und bietet sowohl InterviewerIn als auch BewerberIn mehr Flexibilität. Egal ob aus dem Büro, aus dem Homeoffice oder sogar von unterwegs – die Durchführung ist von überall unkompliziert möglich. Zudem können Verantwortliche von Fachbereichen schnell und einfach hinzugeschaltet werden. Über die Freigabe eines Dokuments können Sie darüber hinaus Aufgaben stellen und live Gedankengänge und Lösungsvorschläge von BewerberInnen verfolgen. Selbst umfangreichere Assessment mit verschiedenen Gruppen können Sie dank Breakout Rooms in Google Meet durchführen. So können Sie eine fundierte Einschätzung über mögliche KandidatInnen treffen.

5. Onboarding vereinfachen mit aktuellen Schulungsunterlagen auf Google Sites und mit Google Drive

Eine gute Einarbeitung ist entscheidend, um die Mitarbeiterfluktuation so gering wie möglich zu halten. Das ist jedoch gerade in großen Unternehmen aber beispielsweise auch in verteilten Teams leichter gesagt als getan. Oft werden aktualisierte Versionen des Trainingsmaterials per E-Mail verschickt. Je mehr Inhalte und Änderungen hinzukommen, desto wahrscheinlicher ist es, dass Neuerungen übersehen oder falsche Versionen genutzt werden.

Erstellen Sie deshalb mit Google Sites schnell und einfach eine Website mit Einarbeitungs- und Schulungsressourcen. Verlinken Sie Dokumente oder Videos aus Google Drive und sobald Sie eine Version ersetzen, ist diese quasi in Echtzeit aktualisiert. Über geteilte Ablagen in Drive können Sie außerdem Trainingsressourcen speziell den AusbilderInnen freigeben. Wenn eine AusbilderInnen ein Dokument oder eine Präsentation bearbeiten, können alle anderen die Änderungen sehen und in Echtzeit Feedback geben. So sind alle sofort über Aktualisierungen informiert und die Materialien bleiben immer auf dem neuesten Stand.

6. Feedback von KollegInnen einholen mit Google Forms

Es ist meistens schwierig, auf die Schnelle Feedback von MitarbeiterInnen zu Projekten oder anderen Themen zu erhalten. Vor allem, wenn weder geeignete Tools noch genügend Zeit zur Verfügung stehen, um direkt mit allen KollegInnen zu sprechen oder das ganze anonym erfolgen soll.

Mithilfe von Google Formulare können Sie ganz einfach Umfragen erstellen und an große Gruppen von Personen gleichzeitig senden. Holen Sie Feedback zur allgemeinen Arbeitszufriedenheit ein oder organisieren Sie die Anmeldung zum nächsten Firmenevent. Ergebnisse werden übersichtlich in Google Tabellen erfasst und lassen sich dort ggf. genauer analysieren.

7. Anwendungen selbst erstellen auch ohne Programmierkenntnisse mit AppSheet

Die tägliche Arbeit im Personalwesen besteht nicht selten aus zahlreichen manuellen Verwaltungsaufgaben, die viel Zeit kosten, aber nichts zu übergeordneten HR-Zielen beitragen. Eine App kann dabei helfen, Arbeitsläufe zu automatisieren, sodass mehr Zeit für die wichtigen Aufgaben bleibt. Die Erstellung einer solchen Anwendung ist jedoch oft zeitaufwendig und bedarf zusätzlich freier Kapazitäten in der IT-Abteilung.

Mit der NoCode-Plattform AppSheet (als Addon verfügbar, für Google Workspace Enterprise Plus Nutzer von ohne Zusatzkosten) können HR-MitarbeiterInnen dagegen auch ohne Programmierkenntnisse eine Anwendung erstellen. Urlaubsanträge, Krankmeldungen oder Zeugnisse verwalten – all das lässt sich mit wenigen Klicks und ein wenig Übung in AppSheet umsetzen.

Fazit – Die Nutzung von Google Workspace trägt dazu bei, Ihre HR-Ziele zu erreichen

Unternehmen, die auf Google Workspace setzen, arbeiten nicht nur effizient zusammen, sie profitieren auch aus HR-Sicht. Vom Recruiting über die Einarbeitung bis zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit – die Anwendungen von Google Workspace beschleunigen und erleichtern zahlreiche Prozesse im Personalwesen, aber auch allen weiteren Abteilungen.

Starten mit Google Workspace und Public Cloud Group

Bieten Sie Ihren MitarbeiterInnen die Vorteile von cloudbasiertem Arbeiten und starten Sie mit uns eine neue Art der Zusammenarbeit. Als langjähriger Google Cloud Partner unterstützen wir Sie mit unseren Services bei der Einführung und effizienten Nutzung von Google Workspace. Nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf.



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