Unterschiedliche Standorte, neue Arbeitsmodelle und der Trend hin zur stärkeren Einbindung von externen Mitarbeitern, Agenturen oder Partnern stellen Unternehmen vor einige Herausforderungen. Diese lassen sich vor allem durch das Arbeiten in der Cloud lösen. So erkennen immer mehr Unternehmen das große Potenzial der vernetzten Arbeitswelt und profitieren von cloudbasierten Anwendungen im Arbeitsalltag. Arbeiten in der Cloud bedeutet dabei viel mehr als nur die eigenen Daten und Dokumente online zu speichern. Arbeiten in der Cloud bedeutet vor allem eine einfachere Zusammenarbeit, mehr Flexibilität für MitarbeiterInnen und insgesamt effizientere Prozesse. Hier 5 Vorteile die zeigen, was cloudbasiertes Arbeiten für Unternehmen wirklich bedeutet:
1. Bessere Projektkoordination im Team
Einer der wichtigsten Bausteine für die erfolgreiche Durchführung von Projekten ist ein effektives Projektmanagement und damit verbunden eine klare Kommunikation und Abstimmung zwischen den verschiedenen Parteien. Es gilt zu klären: Wer macht bis wann, was? Ziel sollte sein, allen Projektbeteiligten stets die individuell relevanten Informationen zur Verfügung zu stellen – und das so schnell wie möglich. Gleichzeitig sollte der Austausch untereinander gefördert werden, damit Probleme effizienter gelöst oder sogar umgangen werden können.
Das kann am besten durch das Nutzen eines Projektmanagement-Tools aus der Cloud – wie Asana – erreicht werden. Hier lassen sich Aufgaben erstellen, zuweisen, terminieren und als erledigt markieren. Der entscheidende Vorteil bei der Aufgabenkoordination in der Cloud ist dabei, dass Daten zentral an einem Ort abliegen. Der Zugriff ist ortsunabhängig und alle Beteiligten können zu jeder Zeit auf die Informationen zugreifen, die sie benötigen. Egal ob interner oder externer Verantwortlicher, Zuständigkeiten und Ansprechpartner können einfach festgelegt und alle relevanten Informationen verknüpft und kommentiert werden.
Darüber hinaus lassen sich auf diese Weise Aufwand und Kapazität aufgabenbezogen angeben, sodass man jederzeit die Kontrolle behält und gegebenenfalls Anpassungen vornehmen kann. Auch bedarf es keiner langen Einarbeitszeit mehr, da sich neue MitarbeiterInnen schnell und einfach einen Überblick über den aktuellen Projektstatus verschaffen können. Selbst der Wechsel von Ansprechpartnern oder Urlaubstage stellen keinen Grund mehr für Verzögerungen dar.
2. Produktiveres Arbeiten an Dokumenten
Neben der Projektkoordination haben Tools aus der Cloud auch beim alltäglichen Erstellen und Bearbeiten von Präsentationen, Tabellen oder Textdokumenten viele Vorteile. In der Regel sind an der Fertigstellung eines Dokuments mehrere Personen beteiligt. Das macht Feedbackschleifen notwendig und kostet viel Zeit. Ohne Cloud-Lösung besteht die Kommunikation häufig aus E-Mail-Verteilern, bei denen die relevanten Informationen zunächst gefiltert werden müssen.
Das ist nicht nur mühselig und ineffizient, sondern auch eine Herausforderung im Bezug auf die Änderungshistorie und Versionierung. Sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit dem aktuellen Stand arbeiten, ist mit Lösungen in der Cloud wie z.B. Google Workspace kein Problem. Diese erlauben Zusammenarbeit in Echtzeit und die Dokumente sind stets aktuell, egal von wo und welchem Gerät sie aufgerufen werden. Auch Änderungen lassen sich ohne Schwierigkeiten nachverfolgen und ältere Versionsstände mit einem Klick wiederherstellen. Zeiten in denen Dateien den Namen “final” und “final2” tragen sind somit Geschichte.
Ein weiterer Aspekt, der Workflows beschleunigt und zu mehr Produktivität führt, ist die Möglichkeit der Automatisierung. Auf der Grundlage von vernetzten Dateien lassen sich mit individuellen Anwendungen viele manuelle Arbeitsprozesse vereinfachen oder sogar eliminieren.
3. Flexibleres Arbeiten
Ein weiterer Vorteil des cloudbasierten Arbeitens ist der orts- und geräteunabhängige Zugriff auf Dateien und Dokumente. Egal ob Laptop, Tablet oder Smartphone – mit der Anmeldung im eigenen Account findet man sich in seinem eigenen, geschützten Arbeitsbereich wieder. So kann z.B. ein Vertriebsmitarbeiter unterwegs gemeinsam mit der Kollegin im Büro eine Präsentation fertig stellen. Zudem ist die Arbeit von jedem Ort, Home Office, Hotel oder Café, unkompliziert möglich. Einfach auf einem Device anmelden (ggf. mit einem zweiten Faktor identifizieren, siehe Punkt 4) und loslegen.
Da Informationen dank der Cloud immer aktuell sind, lassen sich oftmals auch flexiblere Arbeitszeitmodelle umsetzen, ohne dass die Produktivität darunter leidet. Man ist nicht darauf angewiesen, dass der Kollege pünktlich um 8 Uhr anfängt, um die aktuellste Tabellen-Version durchzuschicken, sondern kann einfach den aktuellen Stand abrufen und in derselben Datei arbeiten. Das ist gerade für internationale Unternehmen praktisch, die mit der Zeitverschiebung zurecht kommen müssen.
4. Mehr Sicherheit und einfachere Verwaltung
Nicht zuletzt bedeutet Arbeiten in der Cloud auch mehr Sicherheit und eine einfache Administration. Die Tatsache, dass viele Unternehmen gerade in puncto Datensicherheit immer noch skeptisch gegenüber der Cloud sind, beruht oft auf falschen Annahmen. Richtig ist: Die Unternehmensdaten gehören auch wenn sie in der Cloud liegen immer noch dem eigenen Unternehmen und werden auch nicht für Werbezwecke genutzt. Dazu kommt, dass große Tech-Anbieter enorme Summen ausgeben und die besten IT-Ingenieure beschäftigen, um eine sichere Infrastruktur zu garantieren – mehr als das selbst die meisten Großkonzerne je tun könnten.
Das Arbeiten direkt im Browser macht außerdem Installationen und manuelle Updates überflüssig und ermöglicht die sichere Nutzung von jedem Gerät. Um noch eine Sicherheitsebene hinzuzufügen, wird dabei oftmals auf die 2-Faktor-Authentifizierung zurückgegriffen. Das heißt für das Einloggen in den eigenen Account ist neben dem Passwort ein zweiter Faktor, z.B. ein YubiKey oder die Bestätigung per SMS, notwendig. Die Accounts lassen sich dabei über eine Admin-Konsole zentral online verwalten.
Wenn man in der Cloud arbeitet, lassen sich darüber hinaus digitale Endgeräte nutzen, die speziell dafür ausgelegt sind. So bietet Chrome Enterprise sichere Hardware und eine cloudbasierte Geräteverwaltung, mit der IT-Kosten und -Aufwände gespart werden können.
5. Zufriedenere MitarbeiterInnen und attraktiverer Arbeitgeber
Alle aufgeführten Punkte führen zu einem weiteren Vorteil: Die Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit. Denn wer einen modernen digitalen Arbeitsplatz bieten kann, der mit zeitlicher und örtlicher Flexibilität verbunden ist, der hat auch zufriedenere MitarbeiterInnen. Das erhöht nicht nur die Motivation, sondern auch die Produktivität.
Weiter sorgen die genannten Vorteile dafür, das eigene Unternehmen auch für junge Talente attraktiv zu machen. Die Möglichkeit von Home Office und das Arbeiten mit modernen Tools sind heute fast Grundvoraussetzung und mindestens ebenso wichtig wie das Gehalt. Da MitarbeiterInnen nicht zwangsläufig am Unternehmensstandort sitzen müssen, vergrößert sich zudem der Pool an BewerberInnen enorm. In Zeiten von Fachkräftemangel unterstützt das Arbeiten in der Cloud somit auch bei der Suche nach qualifiziertem Personal.
Fazit
Das Arbeiten in der Cloud ermöglicht eine völlig neue Zusammenarbeit und trägt auf vielfältige Weise dazu bei, die Unternehmensziele zu erreichen.
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