Digitales Arbeiten in Unternehmen umfasst neben der Kommunikation und Produktivität auch das Thema Work Management, das heißt die Abstimmung der Aufgaben im Team. Um Prozesse im Business-Alltag optimieren zu können, sind in diesem Zusammenhang auch Reportings und Auswertungen wichtig.
Betrachtet man die beiden Tools Google Workspace und Asana für sich, decken sie jeweils ihren Bereich der digitalen Zusammenarbeit ab. In Kombination sind sie ein Dream Team.
Google Workspace – cloudbasierte Tools für Produktivität und Kommunikation
Cloudbasierte Anwendungen wie die von Google Workspace ermöglichen Zusammenarbeit in Echtzeit sowie eine funktions- und organisationsübergreifende Kollaboration. Die Möglichkeit, von überall aus auf alle Dokumente und Dateien zuzugreifen, ist gerade in einer hybriden Arbeitswelt essenziell. Nach dem Motto “Better together” können Sie eine Präsentation, eine Kalkulation oder ein Textddokument gemeinsam mit anderen in einem Dokument erstellen. Mittels geteiltem Kalender, lässt sich die Verfügbarkeit von Kolleginnen und Kollegen einsehen und so mit Leichtigkeit einen Termin finden und vereinbaren. Selbstverständlich dürfen auch kurze Chat-Nachrichten (Google Chat) und Videokonferenzen (Google Meet) nicht fehlen. So bietet Google Workspace im Grunde alles, was Sie für den geschäftlichen Alltag in Sachen Produktivität und Kommunikation benötigen.
Die Koordination der Aufgaben und Projekte kommt oft zu kurz
Doch wer ist überhaupt verantwortlich für bestimmte Tätigkeiten? Und wie ist der aktuelle Status einer Aufgabe oder eines Projekts? Wie war das noch in einem vergangenen Projekt, wie haben hier die einzelnen Workflows ausgesehen? Diese Fragen zu klären ist für eine effiziente digitale Zusammenarbeit ebenfalls entscheidend. Obwohl es auch in Google Workspace einige Tools gibt, um Aufgaben zu organisieren, ist es bei umfangreicheren Projekten und Workflows oft schwierig den Überblick zu behalten.
Das Work Management Tool Asana ist deshalb die perfekte Ergänzung.
Mit Asana den Überblick behalten
Mithilfe von Asana können Sie klar und transparent darstellen, wer was und bis wann zu erledigen hat. Die verantwortliche Person kann über die bereits vorhandene Standardintegration zu Google Drive notwendige Dateien bspw. einer Aufgabe in Asana hinzufügen. Beim Klick auf die Datei öffnet sich in einem separaten Browser-Fenster das gewählte Dokument und Sie können es (sofern Sie Zugriff auf die Datei bzw. den Ordner haben) direkt ansehen bzw. bearbeiten.
Vergeben Sie in Asana darüber hinaus Verantwortlichkeiten mit wenigen Klicks entsprechenden Deadlines. Die tatsächliche Erstellung von Dokumenten etc. passiert in Google Drive. Der Status eines Dokuments können Sie über ein benutzerdefiniertes Feld verfolgen.
Doch warum sollten Sie die beiden Tools gemeinsam nutzen?
Warum sich der Einsatz von Google Workspace zusammen mit Asana lohnt
Oftmals sieht man bei der Bearbeitung von Projekten nur seine eigenen Aufgaben. Bestenfalls bekommt man noch das ein oder andere von Teammitgliedern und angrenzenden Bereichen mit. Dass die eigenen Tasks Teil des großen Ganzen sind und Abhängigkeiten aufweisen können, vergisst oder vernachlässigt man meist.
Zum Beispiel kann der Abschluss Ihrer eigenen ToDos den Projektstart einer anderer Abteilung bedeuten. Der Status ist jedoch nicht immer auf den ersten Blick ersichtlich, doch mit Asana ermöglichen Sie aufgabenbezogen Klarheit und Transparenz zum aktuellen Stand, Verantwortlichen, Deadlines und benötigten Informationen
Zugriff und Berechtigungen
Ähnlich wie bei Google Workspace lassen sich Zugriffe auch in Asana einschränken. Es gilt: Nur Personen mit entsprechender Berechtigung können entsprechende Projekte, Aufgaben und Status einsehen und bearbeiten. Neue Beteiligte müssen explizit hinzugefügt werden. So werden vertrauliche Informationen geschützt und sind nur denen zugänglich, die sie tatsächlich benötigen.
Integration
Asana lässt sich nahtlos in Google Workspace integrieren:
- Google Drive: Dateianhänge für Ihre Arbeiten in Asana – damit alles Wichtige immer dort verfügbar ist, wo es benötigt wird.
- Gmail: Verwandeln Sie Ihre E-Mails in handlungsorierte Aufgaben in Asana – ohne Ihre Inbox zu verlassen.
- Google Chat: Erhalten Sie Benachrichtigungen zu Asana-Aufgaben und reagieren Sie direkt in Google Chat und Spaces.
- Kalender: Synchronisieren Sie die Fristen Ihrer Aufgaben und Projekte mit Ihrem Google Kalender, damit alles nach Plan verläuft.
- Google Formulare: Erfassen Sie Ihre Arbeitsanfragen mithilfe von Formularen, um alle benötigten Informationen zu erhalten und diese dann in Asana weiterzuleiten.
- Google Tabellen: Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte und visuelle Analysen aus Ihren Portfoliodaten. Somit haben Sie immer einen Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte.
- Sicherheit: Erhöhen Sie die Sicherheit Ihrer Daten und fordern Sie Ihre Teamkollegen auf, sich mit Google SSO bei Asana anzumelden.
Fazit
Der Einsatz von Asana im Zusammenspiel mit Google Workspace (oder ähnlichen Tools wie Microsoft 365) lohnt sich, wenn Sie verschiedene Aufgaben bzw. Projekte planen und koordinieren müssen. Mit den Tools von Google Workspace ermöglichen Sie Ihren Teams, das tägliche Business am Laufen zu halten und arbeitsfähig zu sein. Mit Asana geben Sie Ihren Teams übergreifend die Möglichkeit, sich über den aktuellen Status up-to-date zu halten und zu wissen, welche Aufgaben oder Projekte als nächstes anstehen. Das Work Mangement Tool ist demnach die perfekte Ergänzung. Mit dem Einsatz beider Tools verschaffen Sie Ihren Teams so die Möglichkeit kollaborativ zu arbeiten, Klarheit zu verschaffen, produktiv zu arbeiten und vor allem gemeinsam Ziele zu erreichen.
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