Beginnen Sie mit unsIn Google Drive haben Sie die Möglichkeit, Dateien zu erstellen, abzulegen und unabhängig von Ihrem Endgerät von überall darauf zuzugreifen. Es handelt sich also um einen klassischen Cloudspeicher. Dieser ist nicht nur im privaten Umfeld extrem beliebt, sondern zählt als Teil von Google Workspace auch im geschäftlichen Kontext zu den meistgenutzten Ablagemöglichkeiten.
Abgesehen von der Lizenzvariante Business Starter, können Sie in allen anderen Tarifmodellen grundsätzlich Dateien entweder in “Meine Ablage” oder “Geteilte Ablagen” speichern. Doch wie unterscheiden sich diese Möglichkeiten bei Freigabeoptionen und Eigentümerschaft? Mehr dazu in diesem Beitrag.
Meine Ablage in Google Drive
Freigabe/Teilen
In Google Drive lassen sich Dokumente auf einfache Weise mit anderen teilen. Teammitglieder können in einem für sie freigegebenen Ordner sowohl Dokumente als auch Ordner erstellen und diese für weitere Personen im Team freigeben. Die Ordner in „Meiner Ablage“ sind alle individuell teilbar. Jeder Ordner und Unterordner kann mit einem anderen Personenkreis geteilt werden. Es ist zum Beispiel möglich, dass ein Ordner für eine Abteilung freigegeben ist und in diesem Ordner ein Unterordner liegt, den nur die Leitung sehen kann. Ebenso kann es einen Überordner geben, indem jedes einzelne Projekt einen Unterordner hat. Jeder dieser Projektordner kann für unterschiedliche Teams oder auch Kunden freigegeben werden.
Berechtigungen
Google Drive bietet für Meine Ablage vier Freigabestufen:
- Betrachter: Dieser kann Inhalte von Ordnern und Dateien lediglich ansehen.
- Kommentator: Dieser kann neben der Betrachtung von Dateien auch Kommentare in Google Docs einfügen, ist insgesamt also aktiver als der Betrachter.
- Bearbeiter: Dieser kann Inhalte von Dokumenten editieren, diese innerhalb der Ordner verschieben und auch neue Inhalte hinzufügen.
- Eigentümer: Dieser kann neben all dem genannten auch Dateien und Ordner löschen.
Eigentümerschaft
Dateien und Ordner sind in Google Drive immer mit einem Account verknüpft und der Ersteller ist auch Eigentümer. Die Eigentümerschaft kann an andere Accounts übergeben werden, dies geht innerhalb von Google Drive jedoch nur einzeln pro Datei und Ordner. (Admins können über die Adminkonsole auch sämtliche Inhalte der „Meine Ablage“ an andere Accounts übertragen.) Grundsätzlich gilt aber: Dateien und Ordner stehen und fallen mit seinen Eigentümern. Löscht der Eigentümer ein Dokument, wird dieses Dokument auch für alle anderen gelöscht. Wird ein Nutzer gelöscht, so auch alle Dateien und Dokumente deren Eigentümer er ist.
Herausforderungen mit „Meine Ablage“ bei der Zusammenarbeit
Dynamische und individuelle Ordnerfreigabe sind praktisch, aber was ist mit der Übersicht, wenn man eine Ordnerstruktur mit 10 Unterordnern pflegt? Wer weiß, welcher Ordner für wen freigegeben ist? Wie stelle ich sicher, dass wirklich alle die notwendigen Inhalte sehen und nicht irgendein Unterordner bei irgendeinem Mitarbeiter fehlt? Was passiert, wenn ein langjähriger Mitarbeiter, der zig Ordner, Unterordner und zentrale Dateien erstellt hat, aus dem Unternehmen ausscheidet?
Geteilte Ablagen in Google Drive
Googles Antwort auf diese Herausforderungen in großen organisch gewachsenen Cloudspeicherumgebungen ist der Ordner “Geteilte Ablagen” (früher Team-Drives). Diese Ablage geht die Elementefreigabe und Eigentümerschaft grundsätzlich anders an und bietet so mehr Sicherheit vor der ungewollten Löschung von Dokumenten, klare Strukturen, aber auch etwas weniger Flexibilität. Im Bereich der “Geteilten Ablagen” lassen sich einzelne geteilte Ablagen erzeugen. Jede einzelne dieser geteilten Ablagen ist als eigenes Silo getrennt von den anderen zu betrachten. Sie sind eigene Laufwerke mit eigenen Einstellungen.
Freigabe
Bei den geteilten Ablagen können Sie die Freigabe zentral auf oberster Ebene regeln. Wie von “Meine Ablage” gewohnt, können Sie hier einzelnen Usern oder ganzen Gruppen Zugriff gewähren. Auch die Freigabe per Link ist möglich. Diese Freigabe vererbt sich an alle Inhalte der jeweiligen geteilten Ablage – also an alle Dokumente, Dateien und Unterordner. Geteilte Ablagen arbeiten hier nach dem Alles-oder-nichts-Prinzip. Wer nicht für eine geteilte Ablage berechtigt ist, der erhält auch keinen Zugriff auf die Inhalte. Lediglich einzelne Dateien lassen sich auch mit weiteren Personenkreisen teilen. Außerdem ist es nicht möglich, einzelne Unterordner auf einen bestimmten Teil der freigegebenen Nutzer zu beschränken. So ist es beispielsweise ausgeschlossen, einen Ordner der geteilten Ablagen für ein Team freizugeben, einen bestimmten Unterordner aber nur auf die Teamleitung zu beschränken.
Berechtigungen
Bei der Freigabe selber unterscheidet man zwischen fünf Berechtigungsstufen, die den Usern verschiedene Möglichkeiten geben, mit der geteilten Ablage umzugehen:
- Betrachter: Dieser hat ausschließlich Lesezugriff zur geteilten Ablage. Er kann keine Inhalte bearbeiten oder Kommentare hinzufügen.
- Kommentator: Dieser kann die Inhalte der geteilten Ablage betrachten und in Google Dokumenten Kommentare hinzufügen. Er kann keine Dateien bearbeiten oder hinzufügen.
- Beitragender: Dieser kann Dateien hinzufügen und bearbeiten. Er kann keine Dateien verschieben oder löschen.
- Content-Manager: Dieser kann Inhalte der geteilten Ablage bearbeiten, Dateien hinzufügen, verschieben und löschen. Die Freigabe oder Einstellung der Ablage können nicht verwaltet werden.
- Administrator: Dieser kann sowohl die Inhalte der Ablage bearbeiten als auch die Freigabe und die Einstellungen der Ablage.
Eigentümerschaft
Ein weiterer zentraler Unterschied zwischen “Meine Ablage” und “Geteilte Ablage” ist der Umgang mit der Eigentümerschaft der Dokumente. Diese liegt im Falle der geteilten Ablage bei der jeweiligen Ablage selbst und nicht mehr bei einzelnen Nutzern. Die Dateien sind auf diese Weise sicher – sowohl vor der Löschung durch Nutzer selbst als auch bei der Löschung von Accounts durch Administratoren. Jede geteilte Ablage hat zudem einen eigenen Papierkorb. Hier landen Dokumente, die Administratoren oder Content-Manager löschen und können auch von anderen Administratoren oder Content-Managern wiederhergestellt werden.
Fazit
Für die Zusammenarbeit im Team und das einfache Teilen von Dateien und Ordnern ist Google Drive ideal. Dabei sollten Sie sich jedoch der Unterschiede von “Meine Ablagen” zu den “Geteilten Ablagen” bewusst sein.
Insbesondere der Unterschied in der Eigentümerschaft spricht im Unternehmenskontext dafür, vorzugsweise mit den geteilten Ablagen zu arbeiten. So minimieren Sie die Gefahr einer ungewollten Löschung und es gibt auch beim Ausscheiden von Mitarbeitern aus der Organisation keine Probleme.