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Fallstudie

Sicheres mobiles Arbeiten ohne ausgewiesene IT-Fachkraft

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Einführung

Auf der Suche nach neuen Endgeräten stellte sich ZuBaKa zuerst die Frage “Apple oder Windows”? Doch nun hat das Non-Profit-Unternehmen für seine festangestellten MitarbeiterInnen mehr als 20 Chromebooks im Einsatz. Ein Grund: Die Geräte sind für das Arbeiten im Browser konzipiert und sind ideal im Zusammenspiel mit einer cloudbasierten Lösung wie Google Workspace. So erlauben Chromebooks unkompliziertes mobiles Arbeiten von überall. Vor allem aber sind sie dank automatischer Updates und der onlinebasierten Verwaltung extrem sicher und einfach zu managen – selbst ohne tiefgehende IT-Kenntnisse.


Über ZuBaKa

ZuBaKaExternal Link steht für “Zukunftsbaukasten”. Dieser ist ein gemeinnütziges Sozialunternehmen mit Sitz in Frankfurt und setzt Bildungsprojekte im Rhein-Main- und Rhein-Neckar-Gebiet um. Seine primäre Zielgruppe sind zugewanderte Kinder und Jugendliche mit Sprachförderbedarf, deren Potentiale und Fähigkeiten sichtbar gemacht werden sollen. Das über 50-köpfige Team besteht zu großen Teilen aus Werkstudierenden (Scouts), die für die Umsetzung vor Ort zuständig sind.

Die Herausforderung

Als kleines Team gestarten, nutzten die MitarbeiterInnen von ZuBaKa zu Beginn private Endgeräte, um ihre Vision von mehr Bildungsgerechtigkeit für Kinder und Jugendliche zu verwirklichen. Mit zunehmender Unternehmensgröße wollte man diese durch organisationseigene Geräte ersetzen. Josephine Würl, Office Managerin und Wellbeingbeauftrage, erklärt: “Um sicher von überall zu arbeiten, verwenden wir die onlinebasierte Kollaborationslösung Google Workspace. Für diese haben wir Endgeräte gesucht. Zuerst haben wir uns mit Apple und Microsoft beschäftigt, aber als gemeinnützige Einrichtung haben wir weder ein großes Budget, noch gibt es unsere Struktur her, einen IT-Spezialisten zu beschäftigen.”

Die Lösung

ZuBaKa entschied sich für die Einführung von Chromebooks. Josephine Würl: “Ich bin bei der Recherche auf die BU PCG X Google gestoßen und bei einem Beratungsgespräch haben wir festgestellt, dass Chromebooks genau das sind, was wir suchen.” Vor allem in Sachen Sicherheit und Verwaltung bieten Chrome OS-Geräte viele Vorteile. Denn Geräte, die mit dem entsprechenden Upgrade ausgestattet sind, lassen sich zentral online über die Google Admin-Konsole verwalten. Lea Deitermann, zuständig für Finanzen und Recht, ergänzt: “Bei uns werden z. B. alle verknüpften Geräte automatisch mit WLAN- und Druckereinstellungen versehen. Außerdem haben wir sie so konfiguriert, dass nur ZuBaKa- MitarbeiterInnen sie nutzen können, da man eine E-Mail-Adresse mit unserer Domain benötigt.”Die Expert:innen unterstützten mit einer kurzen Admin-Schulung und steht bei Support-Anfragen zur Verfügung.

„Wir haben die Beratung der BU PCG X Google als sehr positiv empfunden. Unsere Bedürfnisse wurden jederzeit ernst genommen.“

– Lea Deitermann, Finanzen & Recht, ZuBaKa

Resultate und Vorteile

Nach einer kurzen Eingewöhnungsphase sind sowohl die AnwenderInnen als auch die IT-Verantwortlichen sehr zufrieden mit den neuen Endgeräten. Dank der vorkonfigurierten Chromebooks können neue MitarbeiterInnen sofort starten und das einfache Gerätemanagement ermöglicht unkompliziertes und sicheres Arbeiten von überall. Begeistert ist Josephine Würl auch von der Schnelligkeit, der langen Akkulaufzeit und nicht zuletzt vom geringen Gewicht: “Du kannst das Chromebook in den Rucksack stecken und merkst eigentlich gar nicht, dass du einen Laptop dabei hast.” Gleichzeitig ist der IT-Aufwand trotz eines stetig wachsenden Teams überschaubar, sodass genug Zeit für andere Dinge bleibt. Gerade im Zusammenspiel mit Google Workspace sind Chromebooks deshalb für ZuBaKa die ideale Lösung – vor allem um mobiles Arbeiten zu etablieren.

Wir sind alle keine IT-Spezialisten, aber die Verwaltung der Chromebooks ist unglaublich einfach und intuitiv.

– Jospehine Würl, Office Management & Wellbeing, ZuBaKa

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