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Von der E-Mail-Flut zu Zero Inbox – mit Asana

In unserer heutigen Arbeitswelt werden unsere Sinne täglich mit einer enormen Informationsflut überhäuft. Den Überblick zu behalten, ist nicht immer leicht. Viel Arbeitszeit wird alleine dafür verwendet, ToDos aus verschiedenen Mailverläufen herauszufiltern und die eigenen Aufgaben zu strukturieren.

Die Zero Inbox-Methode zielt darauf ab, für einen aufgeräumten Posteingang zu sorgen. Das können Sie einerseits mit einer einheitlichen Sortierstrategie erreichen, andererseits hilft vor allem auch die E-Mail-Flut zu minimieren. Hierbei hilft Ihnen das cloudabsierte Work Management Tool Asana.

An einem Beispiel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit dem Aufgaben- und Projektmanagement-Tool sowohl den eigenen Maileingang als auch den der KollegInnen reduzieren können.

Wer kennt es nicht? Sie benötigen eine kurze Antwort Ihres Kollegen, können ihn aber nicht erreichen? Üblicherweise ist das der Moment, in dem Sie eine neue Mail öffnen und diese Frage der betreffenden Person zusenden. Nicht selten kommt es vor, dass die identische Frage bereits ein anderer Kollege gestellt hat und schon hat der Gefragte zwei Mails zum selben Thema im Postfach.

Betrachten wir ein anderes Beispiel: Eine Kollegin ist im Urlaub oder außer Haus und Sie benötigen dringend das von ihr eingeholte Angebot. Natürlich haben Sie keinen Zugriff auf Ihre Mailbox und in einem geteilten Ordner liegt es auch nicht. Also bleibt Ihnen nichts anderes übrig, als dem Lieferanten erneut eine E-Mail zukommen zu lassen. Das ist nicht nur nervig, sondern kostet auch Zeit.

Asana bietet deshalb einige Optionen, um Probleme wie diese zu umgehen:

Kommentare

Die erste Möglichkeit zur Reduktion von E-Mails ist die Verwendung von Kommentaren. Kommentare können in jeder einzelnen Aufgabe, jedem Meilenstein oder jeder Genehmigung hinterlassen werden. So können Sie, anstatt auf eine E-Mail zu antworten, direkt in Asana Feedback geben oder eine Frage stellen. Das Tool bietet die Möglichkeit, Personen namentlich zu erwähnen, wodurch diese über den Kommentar in Asana benachrichtigt werden. Vorteil der Kommentarfunktion ist, dass diese von allen Projektbeteiligten gelesen werden können und doppelte Anfragen vermieden werden. Zudem werden Informationen automatisch aufgabenbezogen strukturiert, sodass die Anzahl an Rückfragen minimiert wird und gleichzeitig die lange Suche der entsprechenden Information im eigenen Postfach entfällt.

Dokumente

Ebenfalls zur Reduzierung von E-Mails trägt die Möglichkeit bei, Dokumente von Computer, Dropbox, Google Drive, Box oder OneDrive taskbezogen hinzuzufügen. Bei den cloudbasierten Speicherdiensten wird einfach ein Link zum entsprechenden Dokument hinterlegt. Ansonsten können Sie eine Datei auch in Asana hochladen. So gehören wiederholte Anfragen aufgrund von Abwesenheit von Kolleg:innen der Vergangenheit an.

Ein zusätzlicher Vorteil ist, dass Sie die Dokumente direkt in Asana öffnen können und kein weiteres Programm benötigt wird. Hochgeladene Dokumente können Sie kommentieren und so direkt Feedback geben. Dieses Feedback generiert eine Unteraufgabe, welche direkt mit Details beschrieben und den Verantwortlichen zugewiesen werden kann. Somit ist gewährleistet, dass die entsprechende Person benachrichtigt wird und die Aufgabe im Blick behält, ohne dass dieser extra per E-Mail erinnert werden muss.

Diskussionen

Wenn Sie ausschließlich über E-Mail oder Chat kommunizieren, kommt es immer wieder vor, dass relevante Diskussionen nicht jeder mitbekommt. Hier empfiehlt sich in Asana die Verwendung der übergeordneten Diskussionsfunktion auf Projektebene. Dadurch wird ermöglicht, dass Projektbeteiligten die Diskussion verfolgen, mitdiskutieren oder einfach informiert bleiben. Selbstverständlich können auch später hinzugefügte Projektteilnehmer diese Kommunikation einsehen, ohne dass ein neuer E-Mail-Loop eröffnet werden muss. Gleiches gilt auch für die Diskussionsfunktion auf Team-Ebene.

Formulare

Ein weiterer Weg, wie Sie E-Mails reduzieren können, ist die Standardisierung von Prozessen. In diesem Zusammenhang besonders praktisch ist die Verwendung der Asana Formulare, die vor allem beim Einholen von Angeboten und Anfragen behilflich ist. Zu Beginn eröffnen Sie ein Projekt mit den benötigten benutzerdefinierten Feldern. Dabei können Sie über das Formular Dokumente anfügen, welche nach Absenden direkt in einer Aufgabe angefügt und im Projekt gespeichert werden. Mittels eines für jedes Formular individuell generierten Links stellen Sie sicher, dass ein Formular nur von Personen verwendet werden kann, welche über den Link verfügen. Das Formular können Sie beispielsweise auf einer Website oder sonstigen Plattformen eingebunden werden.

Fazit

Die Planung und Kommunikation in Asana macht es viel einfacher, Informationsflut und Arbeitspensum zu verwalten und so effektiver im Team zusammenzuarbeiten. Durch die aufgabenbezogene Kommunikationsstruktur stehen Informationen jederzeit allen zur Verfügung, die sie benötigen. So können Sie E-Mails reduzieren und mehr Zeit damit verbringen, produktiv zu arbeiten.

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