Projekte begegnen uns überall, sei es im beruflichen oder privaten Kontext. Sogar das Mittagessen lässt sich als Projekt betrachten: Von der Essensauswahl über den Einkauf und die Zubereitung bis zum Abwasch gibt es verschiedene Meilensteine, die Sie abarbeiten müssen. Dabei gibt es verschiedene Herangehensweisen: Entweder Sie planen agil und tagesaktuell oder aber für eine ganze Woche im Voraus. Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden: beide können zum Ziel führen und erfolgreich sein.
Im Business-Umfeld sieht das Ganze gar nicht so viel anders aus, es ist oft nur wesentlich komplexer. Es gibt in der Regel mehrere Projektbeteiligte bzw. Stakeholder sowie etliche Unteraufgaben, die bewältigt werden müssen. Außerdem bestehen häufig Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, Sicherheitsanforderungen und Zielvorgaben. Auch hier gibt es verschiedene Vorgehensweisen, die zum Erfolg führen können.
SCRUM, Wasserfall und hybrid – Mehrere Möglichkeiten einer effizienten Projektplanung
Üblicherweise gibt es einen Projektleiter, der zum einen über die Projektmethode entscheidet und zum anderen den Ablauf des Projekts überwacht. Beliebte Methoden sind zum Beispiel das klassische Vorgehen wie das Wasserfallmodell oder das agile Vorgehen wie Scrum. Auch eine Mischung der Methoden ist möglich. Hier spricht man von “hybrid”. Welche Projektmanagement-Methode angewendet wird, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Besonders entscheidend: Zeit und Kosten.
7 Projektbausteine der Projektmanagement-Methoden
Doch nicht nur das Vorgehen ist entscheidend bei der Auswahl der Projektmethode. Folgende methodische Projektbausteine gehören ebenfalls dazu:
- Projektsteckbrief
Die Beantwortung der W-Fragen: ‘Was’, ‘Warum’, ‘Wer’, ‘Wie’, ‘Womit’ & ‘Wo’. In solch einem Projektsteckbrief werden die Fragen zur Übersicht und gemeinsamen Verständnis für das Projekt beantwortet. Ziele des Projekts müssen jedem bewusst sein. - Stakeholderanalyse
Für ein Projekt ist es wichtig sowohl die internen als auch die externen Projektmitglieder und deren Funktion zu definieren und zu kennen. Vor allem, wenn es um die Kommunikation und Verantwortlichkeiten geht. - Risikoanalyse
In Projekten können immer wieder Risiken auftreten. Diese sollten bereits vor Projektstart betrachtet und bewerten werden, um bei einem Eintreten des Risikos schnell agieren zu können. Selbstverständlich müssen diese Risiken auch immer wieder aktualisiert werden. - Kick-off
Der Schlüsseltermin eines Projekts. Dieser initiale Termin ist der Startpunkt für alle Beteiligten, indem auch nochmals klar die Ziele, die Termine, die Kommunikation und die jeweiligen Akteure eines Projekts zusammenbringt. - Aufgabenliste
Ein Projekt ohne Aufgaben ist unvorstellbar. Die Aufgabenliste verschafft Klarheit und Transparenz darüber, wer, was bis wann zu erledigen hat. - Besprechungsprotokolle
Während eines laufenden Projekts gibt es verschiedene Regeltermine. Diese müssen protokolliert werden. Gleiches gilt für ad hoc Termine. Hier werden u.a. der aktuelle Status, Blockaden oder auch die nächsten Schritte abgestimmt. - Lessons Learned
Nach Abschluss des Projekts: Revue passieren lassen. Sei es nur intern oder gemeinsam mit Externen bzw. dem Auftraggeber. Fokus hierbei ist aufzulisten, was im Projekt gut oder auch schlecht gelaufen ist um basierend auf diesen Ergebnissen die nächsten Projekte durchzuführen.
Mit zu vielen verschiedene Tools verliert man den Überblick
Diese Bausteine effizient zu koordinieren ist im modernen Projektmanagement ohne Toolunterstützung kaum vorstellbar. Allerdings werden oft zu viele verschiedene Tools für solch eine Projektdurchführung verwendet. Die Zeitplanung erfolgt bspw. in einem Excel-Sheet, die Aufgabenliste in einem separaten Sheet und die Besprechungsprotokolle werden in einem Endlos-Protokoll festgehalten. Darunter leidet die Transparenz und Klarheit und die Übersicht geht verloren. Wenn Sie dann noch während des laufenden Projekts die Methode ändern, ist das Chaos vorprogrammiert.
Ein Tool für alle Projektmanagement-Methoden
Universelle und umfangreiche Work Management Tools für alle Projektmanagement-Methoden wie Asana helfen dabei, jederzeit die Kontrolle zu behalten. So lassen sich verschiedenste Herangehensweisen und sämtliche oben genannten Projektbausteine mit nur einem Tool erfassen und abbilden.
Die größten Vorteile:
- Alle Infos sind an einem Ort: Man verbringt weniger Zeit mit der Suche nach relevanten Informationen
- Mehr Klarheit: Weniger Missverständnisse aufgrund unterschiedlicher Informationen in verschiedenen Tools.
- Wechsel der Projektmanagement-Methode auch während des Projekts: Auch, wenn das Projekt bereits im Gange ist, lässt sich das Vorgehen unkompliziert, ohne Systembruch und ohne das Tool wechseln zu müssen ändern.
- Unternehmensweit einsetzbar: In der Regel haben verschiedene Abteilungen und Teams unterschiedliche Anforderungen. Diese werden mit einem universellen Tool abgedeckt.
In der Praxis kann so z.B. beim klassischen Vorgehen eine Vorwärts- oder Rückwärtsplanung erfolgen. Diese lässt sich mit der Zeitleistenansicht näher verfolgen. Ausführlichere Informationen zum klassischen Vorgehen oder Optimierung von Workflows können Sie in in diesem Video sehen
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Das agile Vorgehen wie Scrum kann in einer Boardansicht realisiert werden. Mehr Informationen dazu diesem Video sehen.
Fazit
Zusammengefasst bedeutet der Einsatz eines universellen Tools für alle Projektmanagement-Methoden also für Sie vor allem mehr Flexibilität und gleichzeitig mehr Kontrolle.
Als erster deutscher Asana-Partner unterstützen wir Unternehmen bei Einführung und effizienten Nutzung von Asana. Kontaktieren Sie uns einfach.