Wie OVB MEDIA neue Wege in der Zusammenarbeit geht
Zusammenfassung
Herausforderung: OVB MEDIA hatte mit Kommunikationssilos und einer fragmentierten IT-Infrastruktur zu kämpfen, die durch isolierte lokale MS-Office-Installationen und veraltete Exchange-Server verursacht wurden.
Lösung: Das Unternehmen führte das cloudnative Google Workspace im Rahmen einer schrittweisen Einführung ein, die durch Mitarbeiterschulungen und interne Google-Anleitungen unterstützt wurde. Wichtigste
Ergebnis: Die Zusammenarbeit an Dokumenten in Echtzeit beschleunigte die Arbeitsabläufe erheblich, stabilisierte Videokonferenzen und optimierte die zentrale IT-Verwaltung.
Zusammenarbeit mit PCG: PCG leistete während der gesamten technischen Migration und des Change-Management-Prozesses äußerst lösungsorientierte Unterstützung.
Über das Unternehmen
OVB MEDIA ist eine Unternehmensgruppe mit Hauptsitz in Rosenheim. Mit 14 Gesellschaften und über 1.800 Mitarbeitern vereint das größte Medienunternehmen in Südostbayern zahlreiche Produkte, Marken und Dienstleistungen unter einem Dach. Das Portfolio umfasst unter anderem Zeitungen, Magazine, Online-Portale, Videoproduktionen, Radio und mehr.
Aufbrechen von IT Silos
Als Mediengruppe hatte OVB MEDIA mit einer heterogenen IT-Umgebung zu kämpfen. Jedes Unternehmen hatte seine eigene Lösung und viele nutzten die lokalen MS Office Programme. Darüber hinaus verwalteten sie einen eigenen Exchange Server. Mit dem Ziel, die unternehmensübergreifende Kommunikation zu verbessern und sicheres mobiles Arbeiten zu ermöglichen, wurde nach einer cloudbasierten Collaboration-Lösung gesucht.
Florian Schiller, Geschäftsführer von OVB MEDIA, erklärt:
„Wir wollten weniger in Silos denken und mehr als Gruppe agieren. Nicht zuletzt wollen wir uns in einem umkämpften Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber präsentieren.“
Dabei beschreibt er die technische Umstellung nicht als eine der größten Herausforderungen auf dem Weg zu New Work, sondern betont:
„Die Hauptaufgabe bestand darin, langjährige Outlook- und MS Office-Nutzer mit ins Boot zu holen.“
Ein Google Workspace Rollout in Phasen mit PCG
OVB MEDIA entschied sich schließlich für die Einführung der cloud-nativen Apps von Google. Florian Schiller: „Die Usability ist entscheidend und man merkt, dass Google Workspace für die Cloud konzipiert wurde.“
Mit der Unterstützung von PCG wurden nicht nur die E-Mails, Kalendereinträge usw. der Nutzer migriert, sondern es wurde auch ein umfassender Projektplan entwickelt und umgesetzt. Die Mediengruppe ging dabei nach einem Stufenmodell vor. Das bedeutet, dass zunächst die Kern-IT umgezogen wurde. Später wurden sogenannte „Google Guides“ ausgebildet, die nach dem Go-Live die Belegschaft bei der Nutzung von Google Workspace unterstützten.
Der Großteil der Umstellung wurde innerhalb von 6 Wochen abgeschlossen. Um die Eingewöhnung zu erleichtern, stellt OVB MEDIA zudem Antworten auf häufig gestellte Fragen (FAQs) im Intranet zur Verfügung. Arbeitsprozesse werden so nach und nach an die onlinebasierte Arbeitsweise angepasst.
Beschleunigte Workflows und Zusammenarbeit in Echtzeit
Dank Google Workspace konnten zahlreiche Arbeitsabläufe beschleunigt oder signifikant verbessert werden. Florian Schiller zeigt sich sehr zufrieden: „Die Raumplanung ist in Google Kalender einfacher und Videokonferenzen mit Google Meet sind deutlich stabiler als zuvor.“
Zudem steigert das gemeinsame, gleichzeitige Arbeiten an einem Dokument die Effizienz spürbar. „Für die Auswertung von Reklamationen im Aboservice werden z.B. keine unzähligen Tabellenversionen mehr hin- und hergeschickt. Auch für die Vertragsgestaltung auf Management-Ebene gibt es nur noch ein gemeinsames Dokument.“
Obwohl es anfangs Widerstände von langjährigen MS Office-Nutzern gab, steigt auch bei ihnen die Zufriedenheit mit den neuen Google-Tools. „Die Leute fangen gerade an, die vielen Vorteile zu sehen.“
Darüber hinaus verlief die Umstellung für das interne IT-Team dank der einfachen Administration absolut reibungslos.
Die Zusammenarbeit mit PCG war super und sehr lösungsorientiert. So eine Umstellung ist immer ein Sprung ins kalte Wasser, aber wir wurden extrem gut betreut.
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