Digitale Transformation im Sozialsektor: Mit Microsoft Intune beim KJSH

Der KJSH ist ein Zusammenschluss von gemeinnützigen Trägern der Jugendhilfe und des sozialen Bereichs. Die Organisationen und ihre verschiedenen Arbeitsbereiche zeichnen sich durch eine hohe Flexibilität aus, die es ihnen ermöglicht, ihre Unterstützung auf die individuellen Bedürfnisse jedes Einzelnen zuzuschneiden und nur die Hilfe zu leisten, die nach Art und Umfang wirklich notwendig ist.

In einer digitalisierten Welt muss auch der soziale Sektor mit den technologischen Entwicklungen Schritt halten. Der KJSH Trägerverbund hat mit PCG eine nachhaltige IT-Lösung umgesetzt, die die Effizienz steigert und den Mitarbeitenden moderne Arbeitsplätze bietet. Erfahren Sie mehr über diese gelungene Transformation und ihre Vorteile.

Dezentrale IT-Strukturen und der Übergang zu Microsoft 365

Die IT-Landschaft des KJSH-Verbundes war durch ihre stark dezentralisierte Struktur geprägt. Jeder einzelne Betrieb war für die Beschaffung, Konfiguration und Wartung ihrer eigenen Endgeräte verantwortlich. Dies führte zu einer heterogenen und schwer zu verwaltenden Gerätevielfalt. Die einzelnen Betriebe arbeiteten mit unterschiedlichen Hardware- und Softwareversionen, was nicht nur die IT-Sicherheit gefährdete, sondern auch den reibungslosen Austausch von Daten und Informationen zwischen den Betrieben erschwerte. Mit der Entscheidung, auf eine Cloud-Lösung zu setzen, ergaben sich zusätzliche Herausforderungen. Die vorhandenen Endgeräte waren in vielen Fällen veraltet. Eine manuelle Aktualisierung und Konfiguration der Geräte in allen Betrieben wäre ein enormer zeitlicher und finanzieller Aufwand gewesen. Hinzu kam die Forderung nach einer nachhaltigeren IT-Strategie. Der KJSH-Trägerverbund wollte sich von der Wegwerfkultur im IT-Bereich abwenden und stattdessen auf langlebige und umweltfreundliche Lösungen setzen.

Die Lösung für diese Herausforderungen fand der KJSH Trägerverbund in der Einführung von Intune, der cloudbasierten Endpunktverwaltungslösung von Microsoft, die eine zentrale Verwaltung und Konfiguration von Endgeräten ermöglicht. Mit Intune konnte eine einheitliche und sichere Konfiguration aller Geräte, in der dezentralen Struktur, sichergestellt werden.

Automatisierte Gerätekonfiguration mit Intune

Durch die Nutzung von Intune war es möglich, bei allen neu beschafften Geräten automatisiert Profile zu installieren und während der künftigen Nutzung im Betrieb Upgrade- oder Austauschprozesse einzuleiten. Dies reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt gleichzeitig dafür, dass alle Geräte den notwendigen Sicherheits- und Leistungsanforderungen entsprechen.

Ein zentraler Baustein der Lösung war die Einführung eines spezialisierten Webshops für IT-Hardware, der gemeinsam mit einem Händler für refurbished Hardware aufgesetzt wurde. In diesem Webshop können die Betriebe des KJSH-Trägerverbundes nachhaltige und kosteneffiziente IT-Geräte bestellen, die bereits vorab konfiguriert und für die Nutzung von Microsoft 365 optimiert waren. Die Geräte werden automatisch dem Tenant des Kunden zugeordnet und durch Microsoft Autopilot auf die Einrichtung durch den Nutzer vorbereitet. So können sie durch den Benutzer ohne großen Aufwand in Betrieb genommen werden. Die Nutzung von refurbished Geräten spielt eine entscheidende Rolle in der Strategie des KJSH-Verbundes. Durch die Aufarbeitung und Wiederverwendung von gebrauchter IT-Hardware kann nicht nur ein Beitrag zum Umweltschutz geleistet werden, sondern auch dem verantwortungsbewussten Einsatz von gemeinnützigen Geldern Rechnung getragen werden. Insgesamt ermöglicht die Lösung eine Modernisierung und Standardisierung der IT-Infrastruktur des KJSH-Trägerverbundes, ohne die dezentrale Struktur und die individuellen Anforderungen der einzelnen Betriebe zu vernachlässigen. Die Mitarbeitenden profitieren von modernen und sicheren Arbeitsplätzen, und der Verbund hat einen wichtigen Schritt in Richtung Digitalisierung und Nachhaltigkeit getan.

Auf Augenhöhe zum Erfolg

Die Zusammenarbeit mit PCG war geprägt von Offenheit und Transparenz. Gemeinsam wurde an einer Lösung gearbeitet, die sowohl den technischen Anforderungen als auch den finanziellen Möglichkeiten des KJSH-Trägerverbundes gerecht wurde. PCG spielte eine entscheidende Rolle bei der Beratung und Umsetzung der neuen IT-Lösung, wobei stets auf Augenhöhe kommuniziert und transparent über anfallende Kosten informiert wurde. Das Ergebnis ist eine IT Infrastruktur, die nicht nur sicher und effizient ist, sondern auch den Mitarbeitenden des KJSH-Verbundes einen modernen und komfortablen Arbeitsplatz bietet.

Die Reise in eine digitalisierte und nachhaltig orientierte Arbeitswelt wird durch Innovation und verantwortungsvolles Handeln bestimmt. Mit der Einführung von Microsoft 365 und Intune ist bereits ein beachtlicher Fortschritt beim KJSH-Trägerverbund erreicht worden, doch der Weg der digitalen Transformation ist noch lange nicht zu Ende. Für IT-Leiter Oliver Humbel ist es entscheidend, vorausschauend und adaptiv auf kommende Herausforderungen und technologische Neuerungen zu reagieren.

Die Lebensdauer und Nachhaltigkeit der Endgeräte stehen im Zentrum der Aufmerksamkeit. Es ist bekannt, dass auch hochmoderne Geräte irgendwann an ihre Leistungsgrenzen kommen können. In solchen Fällen stehen zwei Optionen zur Verfügung: Ist das Gerät noch reparabel, wird es an den Händler zurückgesandt, professionell repariert und steht anschließend wieder zur Nutzung bereit. Die Mitarbeitenden haben in dieser Zeit die Möglichkeit, ein Ersatzgerät in Betrieb zu nehmen und ihre Arbeit nahtlos fortzusetzen.

Ausblick in die Zukunft

Zusätzlich ist geplant an verschiedenen Standorten Sammelstellen für ausgemusterte Hardware bereitzustellen. In diesen gesicherten Boxen können dann alte Festplatten und Laptops entsorgt werden, die dann datenschutzkonform recycelt, entsorgt oder aufbereitet werden. Dieser Kreislauf ermöglicht es, den ökologischen Fußabdruck zu reduzieren und einen wertvollen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten. Der Blick wird jedoch auch auf die zahlreichen zukünftigen Möglichkeiten gerichtet, die Intune und andere Technologien bieten. Besonders im Bereich der Sicherheit und der Verwaltung mobiler Endgeräte befindet man sich erst am Anfang einer vielversprechenden Entwicklung. Der zunehmende Wunsch nach Integration von Apple-Produkten in die IT-Infrastruktur wird durch Intune ermöglicht. Dank dieses Tools ist man flexibel aufgestellt, um proaktiv auf neue Technologien zu reagieren und somit bestens für zukünftige Herausforderungen und Chancen gerüstet.

„Mit der erfolgreichen Implementierung von Intune in Verbindung mit Microsoft 365 haben wir einen entscheidenden Schritt in die digitale Zukunft des KJSH-Trägerverbunds gemacht. Unsere Mitarbeitenden profitieren bereits von effizienteren Arbeitsabläufen und einer verbesserten Zusammenarbeit. Doch wir wollen mehr: Ein Netzwerk, das nicht nur digital, sondern auch nachhaltig und sicher ist. Wir setzen auf fortwährende Bildung, innovative Technologien und ressourcenschonende Lösungen, um einen positiven Beitrag für unsere Gemeinschaft und die Umwelt zu leisten. Der Weg der digitalen Transformation ist ein Prozess, den wir mit Begeisterung und Verantwortungsbewusstsein aktiv gestalten.“

-Oliver Humbel, IT Manager, KJSH Trägerverbund

Auf einen Blick

Lösung

Microsoft 365 und Intune-Integration

• Entscheidung für Intune: Automatische Gerätebespielung aus der Cloud
• Standardisierte Sicherheitseinstellungen: Jeder PC mit Windows Passwort und definierten Sicherheitsregeln
• Herausforderung: Integration von refurbished Geräten für Nachhaltigkeit

Ergebnisse und Nutzen

Effizienz und Nachhaltigkeit

• Schneller Gerätebezug: Bestellung bis zur Lieferung in 3-4 Tagen
• Kosteneinsparungen: Besonders für Betriebe, die bereits mit refurbished Geräten arbeiteten
• Geringerer Lagerbedarf: Effizientere Ressourcennutzung in einer von Fachkräftemangel geprägten Branche

Die Public Cloud Group (PCG) unterstützt Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation durch den Einsatz von Public Cloud-Lösungen.

Mit einem Portfolio, das darauf ausgerichtet ist, Unternehmen aller Größe auf ihrer Cloud Journey zu begleiten, sowie der Kompetenz von zahlreichen zertifizierten Expert:innen, mit denen Kunden und Partner gerne zusammenarbeiten, positioniert sich PCG als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner der Hyperscaler.

Als erfahrener Partner der drei relevanten Hyperscaler (Amazon Web Services (AWS), Google Cloud und Microsoft Cloud) hält PCG die höchsten Auszeichnungen der jeweiligen Anbieter und berät Sie als unsere Kunden in Ihrer Cloud Journey unabhängig.