Höhere Transparenz und Performance dank Asana

CyberCompare ist ein Tochterunternehmen von Bosch, das es sich zum Ziel gesetzt hat, Cybersecurity einfacher, verständlicher und bezahlbarer zu machen. Es hilft Kunden als unabhängiger Partner, den Ausschreibungsprozess zu optimieren, um passende Maßnahmen, Anbieter und Lösungen im Bereich Cybersicherheit zu identifizieren. 2021 gestartet, hat CyberCompare mittlerweile mehr als 400 Kunden in über 600 Projekten unterstützt.

Mit wachsender Teamgröße und zunehmender Komplexität der Projekte wurde es für CyberCompare immer dringlicher, ein zentrales Work Management Tool einzuführen. Bislang nutzten die Mitarbeiter eine Mischung aus Stift und Papier, OneNote, Excel oder MS Teams für die Sammlung von Informationen oder das Nachverfolgen von Aufgaben und Projekten. Diese unterschiedlichen Methoden beeinträchtigten jedoch die Transparenz und Effizienz erheblich. Zudem fehlte ein klarer Überblick über die Auslastung der einzelnen Teammitglieder, sodass eine ausbalancierte Zuteilung der Projekte immer schwieriger wurde.

Besonders im Bereich Subscription Management sind die anfallenden Aufgaben voneinander abhängig und erfordern einen hohen Abstimmungsaufwand. Dies führte zu häufigen Meetings, um alle Beteiligten auf den neuesten Stand zu bringen.

Patrick Eberle, Senior Consultant und Projektverantwortlicher bei CyberCompare, suchte daher nach einem Tool, das sowohl für das Projektmanagement als auch für die Automatisierung von Workflows geeignet ist.

Aufgrund von Zeit- und Kapazitätsengpässen entschloss sich das Team, externe Unterstützung für die Implementierung des Work Management Tools hinzuzuziehen. Patrick Eberle erklärt: „Obwohl wir technikaffine Mitarbeiter haben, wollten wir erfahrene Experten an Bord holen, um uns auf die Business-Perspektive konzentrieren zu können.“

Aufgrund von Zeit- und Kapazitätsengpässen entschloss sich das Team, externe Unterstützung für die Implementierung des Work Management Tools hinzuzuziehen. Patrick Eberle erklärt: „Obwohl wir technikaffine MitarbeiterInnen haben, wollten wir erfahrene Experten an Bord holen, um uns auf die Business-Perspektive konzentrieren zu können.“

Nach einem gründlichen Auswahlverfahren, einschließlich Proof of Concept für verschiedene Tools, entschied sich CyberCompare schließlich für Asana. Patrick Eberle über die Vorteile: „Das Arbeiten in Asana ist leicht erlernbar und die vielen Integrationsmöglichkeiten bedeuten hohe Flexibilität. Außerdem gibt es umfassende Optionen zur Automatisierung.“

Parallel dazu begann CyberCompare die Zusammenarbeit mit der Public Cloud Group (PCG). „Die Zusammenarbeit startete, als wir Asana bereits erworben hatten, aber noch keine Konfiguration vorgenommen hatten. Die PCG unterstützte uns bei der vollständigen Implementierung unserer Prozesse von der grünen Wiese an.“

Die Einführung von Asana erfolgte Schritt für Schritt. Nach einem Onboarding-Workshop durch die PCG machten sich die Teammitglieder im Rahmen eines Self-Learning-Projektes in ihrem eigenen Tempo mit dem Tool vertraut. Darüber hinaus entwickelte die PCG gemeinsam mit CyberCompare Projektvorlagen sowie Workflows für wiederkehrende Prozesse, angepasst an die individuellen Bedürfnisse jeweiliger Teams.

Mit Asana konnte beispielsweise ein nahtloses und automatisiertes Subscription Management System entwickelt werden. Als Vermittler im Cyber Security Markt ist CyberCompare ständig mit verschiedenen Anbietern in Kontakt. Für eine bessere Sichtbarkeit im Markt können sich Anbieter im sogenannten Anbieterverzeichnis listen lassen. Dank Asana werden nun alle Schritte zentral koordiniert und automatisiert: Von der ersten Kontaktaufnahme bis zur jährlichen Erneuerung der Abonnements. Darunter fallen die übersichtliche Erfassung von Anbieterinformationen, die Koordination von Feedback-Interviews, aber auch Abrechnungsthematiken in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung. Das beinhaltet auch Verknüpfungen zu Tools wie Hubspot und Microsoft Teams.

Die Zusammenarbeit

In halbstündigen Videocalls trafen sich die PCG und CyberCompare einmal pro Woche, um Prozesse zu erfassen und die Portfolio- sowie Workflow-Templates in Asana zu optimieren. Patrick Eberle ist insgesamt sehr zufrieden:

„Die Zusammenarbeit war in vielerlei Hinsicht hervorragend: Besonders beeindruckt hat mich die Schnelligkeit und Effizienz, mit der wir arbeiten konnten. Die PCG hat eine hohe Arbeitsqualität und Selbstständigkeit gezeigt, sodass wir schnell Fortschritte erzielt haben. Ein weiteres Plus war, dass wir keine zusätzlichen Statusmeetings benötigten, weil alle Informationen transparent – in Asana – verfügbar waren.“

Durch die Implementierung von Asana konnte CyberCompare signifikante Verbesserungen in der Zusammenarbeit erzielen. Dazu gehören:

• Erhöhte Transparenz: Alle Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektstatus und die jeweiligen Aufgaben. Alle Teammitglieder haben jederzeit Zugriff auf den aktuellen Projektstatus und die jeweiligen Aufgaben. Durch Portfolios kann der Gesamtfortschritt über alle Projekte hinweg mit den wichtigsten Kennzahlen nachverfolgt werden.
• Effizienzsteigerung: Die Automatisierungen und strukturierten Workflows reduzierten den Overhead und ermöglichten eine schnellere Projektabwicklung.
• Reduzierte Meetings: Dank der Echtzeit-Übersicht in Asana und der verbesserten teamübergreifenden Zusammenarbeit konnten Meetings reduziert oder zusammengelegt werden, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führte.
• Optimierte Ressourcenplanung: Durch das Workload-Tracking konnte die Projektplanung präzise und auf Basis tatsächlicher Kapazitäten erfolgen.

Ein besonderes Highlight war die erfolgreiche Integration des Marketing-Teams. Obwohl sie zunächst zurückhaltend waren und bereits mit anderen komplexen Tools arbeiteten, erkannte das Team schnell die erheblichen Vorteile von Asana. Heute setzen sie aktiv eigene Projekte und Workflows um und profitieren von der verbesserten Transparenz und Zusammenarbeit.

Entscheidend zum Erfolg der Asana-Einführung trug auch die Zusammenarbeit mit der PCG bei. Deren Expertise ermöglichte es CyberCompare, sich voll auf die Prozessabbildung zu konzentrieren und weniger auf die konkrete Umsetzung in Asana. Patrick Eberle: “Die Möglichkeit, dezentral und asynchron zu arbeiten, erwies sich als großer Vorteil, da die Implementierung unseren täglichen Betrieb kaum beeinträchtigte.”

Dank Asana konnten wir die Zeit, die wir in Meetings verbringen, deutlich reduzieren und die Effizienz deutlich steigern.

Patrick Eberle

CyberCompare

Die Public Cloud Group (PCG) unterstützt Unternehmen bei ihrer digitalen Transformation durch den Einsatz von Public Cloud-Lösungen.

Mit einem Portfolio, das darauf ausgerichtet ist, Unternehmen aller Größe auf ihrer Cloud Journey zu begleiten, sowie der Kompetenz von zahlreichen zertifizierten Expert:innen, mit denen Kunden und Partner gerne zusammenarbeiten, positioniert sich PCG als verlässlicher und vertrauenswürdiger Partner der Hyperscaler.

Als erfahrener Partner der drei relevanten Hyperscaler (Amazon Web Services (AWS), Google Cloud und Microsoft Cloud) hält PCG die höchsten Auszeichnungen der jeweiligen Anbieter und berät Sie als unsere Kunden in Ihrer Cloud Journey unabhängig.